Teczki pracownicze w chmurze – poznaj zalety tego rozwiązania!

Przechowywanie akt pracowniczych w formie papierowej to ogromna strata przestrzeni. Nic więc dziwnego, że niedawno wprowadzona nowelizacja prawa umożliwia składowanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji firmowej jest niewątpliwym udogodnieniem, a my opowiemy dzisiaj, jak je dodatkowo usprawnić. Dowiedz się czym jest cloud-computing i jakie możliwości stwarza. Zapraszamy do lektury!

Czym są teczki pracownicze?

Teczki pracownicze to akta pracowników, które zobowiązany jest przechowywać każdy pracodawca – nawet po rozwiązaniu stosunku pracy muszą one być archiwizowane jeszcze przez okres 10 lat. Dokumentacja przechowywana zawiera informacje związane z ubieganiem się o zatrudnienie w danym zakładzie pracy, przebiegiem stosunku pracy oraz z jego rozwiązaniem bądź ustaniem. Nowelizacja przepisów, która weszła w życie w 2019 roku, zwolniła pracodawców z obowiązku przechowywania akt pracowniczych w formie fizycznej. Oznacza to, że teczki mogą być przechowywane w formie elektronicznej i przetwarzane z poziomu komputera.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji firmowej jest złożone, a za sprawne przeprowadzanie tego procesu odpowiadają wyspecjalizowane firmy IT. Konieczne jest dostosowanie modelu przeglądania dokumentów do potrzeb danego zakładu. System przeglądania dokumentów może mieć formę prostej przeglądarki działającej niezależnie, bądź zsynchronizowanej z oprogramowaniem księgowo-płacowym lub systemem erp. W efekcie pracodawca oraz wyznaczeni pracownicy uzyskują narzędzie dające pełny i wygodny dostęp do dokumentacji firmowej – takiej jak opisywane dziś teczki pracownicze czy na przykład raporty lub faktury.

Cloud copmputing – poznaj moc serwerów chmurowych

Serwery chmurowe, cloud computing czy powszechnie używane słowo „chmura” – każda z wymienionych nazw odnosi się do technologii wykorzystującej silnie strzeżone serwery zewnętrzne. Na tych serwerach przechowywane są dane – na przykład dokumentacja firmowa. WE tym miejscu warto poruszyć kwestię bezpieczeństwa. Serwery chmurowe należą do najlepiej zabezpieczonych serwerów na świecie, przechowywane na nich pliki są o wiele bezpieczniejsze od tych, które przechowujesz na urządzeniu, z którego korzystasz obecnie. Z serwerów chmurowych korzysta ją między innymi znane serwery streamingowe oraz wielkie korporacje działające na całym świecie. Ok, ale dlaczego rozwiązanie to sprawdza się w wypadku przechowywania elektronicznej dokumentacji firmowej? Ponieważ daje stały dostęp do firmowych dokumentów – z poziomu przeglądarki, więc z dowolnego urządzenia i niezależnie od tego, czy komputer w Twoim biurze jest uruchomiony. Dzięki tej możliwości możesz prowadzić sprawy firmowe z każdego miejsca na ziemi – jedyny warunek to dostęp do internetu!