Elektroniczny obieg dokumentów – na czym to właściwie polega?
W ostatnim czasie coraz więcej słyszymy o cyfryzacji – i nie ma w tym nic dziwnego, bo cyfrowa rewolucja dotyka praktycznie każdej sfery naszego życia. Dziś opowiemy nieco więcej o cyfryzacji w firmie. Na czym właściwie polega elektroniczny obieg dokumentów? Czy polskie prawo dopuszcza możliwość przechowywania teczek pracowniczych, faktur oraz innych dokumentów w formie cyfrowej? Zostań z nami i dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu informacji firmowej.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Terminy elektroniczny obieg dokumentów oraz elektroniczny obieg informacji firmowej – odnoszą się do archiwizowania i przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej. Polega to dokładnie na tym, że firma nie generuje nowych dokumentów w formie fizycznej, a stare „papierowe” dokumenty zostają przeniesione do wersji elektronicznej. Zanim szerzej opiszemy to rozwiązanie, odpowiedzmy sobie na zasadnicze pytanie – czy taki sposób przetwarzania i przechowywania dokumentacji jest legalny w świetle przepisów polskiego prawa? Okazuje się, że zarówno faktury, jak i akta lub inaczej teczki pracownicze mogą być w naszym kraju przechowywane w ten sposób. Warto nadmienić, że możliwość tę ma firma realizująca cele w każdym sektorze gospodarki – taj więc zarówno wydawnictwa e-booków, jak i producenci maszyn budowlanych mogą przenieść cały obieg dokumentacji do sfery cyfrowej. Skoro prawo w Polsce dopuszcza taką możliwość, to przejdźmy teraz do omawiania zalet tego rozwiązania – a jest ich naprawdę wiele!
Korzyści płynące z cyfryzacji obiegu dokumentacji firmowej
Firma jest generatorem niezliczonych ilości dokumentów – faktury, raporty, umowy, akta pracownicze to tylko kilka z nich. Każda osoba prowadząca firmę wie, jak wiele miejsca taka nagromadzona dokumentacja potrafi zajmować. Sytuacji nie ułatwia fakt, że wiele dokumentów musi być przechowywanych poprzez okres dyktowany przepisami polskiego prawa – na przykład dla faktur będzie to 5 lat a dla akt pracowniczych 10. O wiele wygodniej jest więc przechowywać te dokumenty na dysku twardym komputera. Zwolnione w ten sposób miejsce możemy przeznaczyć na pomieszczenia służbowe, bądź je po prostu wynająć i zoptymalizować w ten sposób firmowy budżet. Budżet możemy zoptymalizować również w inny sposób – jak wszyscy wiemy czas to pieniądz. Zastanów się teraz, jak długo potrafi trwać poszukiwanie starego dokumentu w firmowym archiwum. Teraz wszystkie dokumenty będą pod Twoją ręką – wyszukasz je wygodnie po wpisaniu części nazwy bądź daty w przejrzystej przeglądarce. Elektroniczny obieg dokumentów jest wdrażany przez firmy IT, które specjalizują się w automatyzacji i optymalizacji cyfrowej. Oczywiście wiąże się to z inwestycją, jednak już wymienione powyżej korzyści z wdrożenia tego rozwiązania realnie rekompensują ten wydatek.